Die DSGVO für Immobilienmakler richtig umsetzen: Das Wichtigste in Kürze + Checkliste zum Download

Die DSGVO für Immobilienmakler richtig umsetzen: Das Wichtigste in Kürze + Checkliste zum Download

Obwohl bereits einige Monate vergangen sind, sorgt die DSGVO bei vielen Immobilienunternehmern für Wirbel. Denn noch immer herrscht Unsicherheit bezüglich der relevanten Vorgaben und deren Umsetzung. Drohende Bußgelder bei falscher oder fehlender Umsetzung hat zur allgemeinen Verunsicherung beigetragen.

Wir erläutern in Kürze, was die DSGVO für Dich als Immobilienmakler bedeutet, welche datenschutzrechtlichen Grundlagen die Verordnung beinhaltet und wie FLOWFACT Dich bei der Umsetzung der DSGVO für Immobilienmakler unterstützen kann.

DSGVO für Immobilienmakler: Was ist neu?

Immobilienmakler sind wahre Datensammler: Sie bekommen von Verkäufern, Vermietern, Käufern und Interessenten jede Menge personenbezogener Informationen zur Verfügung gestellt, aber auch von Partnerfirmen und den eigenen Mitarbeitern. Diese Daten verarbeiten und speichern die Immobilienunternehmen und unterliegen deshalb den gesetzlichen Anforderungen, die das Datenschutzgesetz stellt. Mit diesen Daten muss seit Inkrafttreten der DSGVO nun noch sensibler als schon zuvor umgegangen werden.

Erster wesentlicher Punkt: Dein Immobilienunternehmen muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen. Dieses Verzeichnis muss für jede Verarbeitungstätigkeit die Angaben spiegelbildlich enthalten, die in der Information an den Kunden stehen müssen.

Außerdem zu beachten gilt die Neuregelung zur Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten. Beschäftigst Du in Deinem Immobilienunternehmen zehn und mehr Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, hast Du die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen – ob intern oder extern, bleibt dabei Dir selbst überlassen. Den neuen Datenschutzbeauftragten musst du schließlich der zuständigen Aufsichtsbehörde benennen.

Und worauf müssen Immobilienmakler in Sachen DSGVO noch achten?

Neben den oben genannten Regelungen gibt es noch weitere Neuerungen, auf die Du bei der DSGVO als Immobilienmakler unbedingt achten solltest:

Kunden müssen stets informiert sein, wenn Daten von ihnen erhoben werden. Das regelt die sogenannte Informationspflicht, die jedes Immobilienunternehmen zu beachten hat. Bedeutet: Zu dem Zeitpunkt, an dem Du personenbezogenen Daten vom Kunden erhebst, musst Du den Kunden über die Art und den Umfang der erhobenen und verarbeiteten Daten informieren. Das erfolgt am besten durch eine Datenschutzerklärung. Alle Quellen, über die personenbezogene Daten erhoben und gespeichert werden, müssen dort genannt sein. Dazu zählen z.B. Social Plug-ins (Facebook, Twitter usw.), Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldung etc.

Das Gegenstück zur Information des Kunden über die erfolgende Verarbeitung ist das Auskunftsrecht des Kunden. Er kann von dem Immobilienunternehmen Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

DSGVO Checkliste für Immobilienmakler: Diese Punkte musst Du beachten

Diese zusammen mit dem Rechtsexperten Sven Johns erstellte Checkliste dient Dir als eine erste Orientierung: Jetzt kostenfrei downloaden

Weiterhin kann der Kunde auch von Dir als Immobilienmakler verlangen, eventuell gespeicherte Daten unverzüglich zu löschen. Auch hiervon sind Daten, die aufgrund des Erlaubnisvorbehaltes erhoben wurden und noch benötigt werden, ausgenommen. Wenn ein Auftrag jedoch „in Bearbeitung“ ist, dann können die Daten weiterverwendet werden und der Löschungsanspruch besteht nicht.

Last but not least: Dein Kunde muss jederzeit die Möglichkeit haben, seine bisher erteile Erlaubnis, dass Du seine Daten erheben darfst, widerrufen zu können.

Herausforderung der DSGVO für Immobilienunternehmen

Für Immobilienunternehmen ist die Situation beim Datenschutz in etwa vergleichbar mit den Anforderungen, die das Geldwäschegesetz an sie stellt. Es muss eine Risikoanalyse vorgenommen werden, es bestehen Dokumentations- und Informationspflichten, Mitarbeiter müssen geschult werden und es besteht Meldepflicht bei einem Verstoß. Es ist demnach für jedes Immobilienunternehmen von höchster Relevanz, sich mit dem Schutz der bei ihnen gesammelten und verarbeiteten Daten zu beschäftigen und das eigene Unternehmen auf den aktuellen gesetzlichen Stand der neuen Datenschutzgrundverordnung zu bringen.

Dabei unterstützt FLOWFACT Immobilienmakler mit einem zugeschnittenen Feature: dem DSGVO-Manager & Cockpit. Das Feature bietet Dir ausschließlich im neuen FLOWFACT eine automatisierte Abwicklung von Einwilligungen an, mit der Du unter anderem die Betroffenenrechte sowie die Informationspflicht mit nur einem Klick erfüllen kannst.

Das DSGVO Whitepaper hilft beim Abhaken

Der Weg durch den Paragrafendschungel stellt insbesondere für juristische Laien eine Herausforderung dar. Deshalb hat FLOWFACT in Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Sven Johns schon mal das Dickicht für Dich gerodet und ein übersichtliches Whitepaper zum Thema „Immobilienunternehmen und die (neue) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechtsanwalt von Sven R. Johns“ erstellt. Lade es Dir jetzt kostenfrei herunter und informiere Dich umfassend über die Änderungen und was für Dich zu tun ist:

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